Organizator imprezy, który chce wykorzystać drogę publiczną w sposób inny niż prowadzenie ruchu drogowego (np. zawody sportowe, rajdy itp.) musi wystąpić ze stosownym wnioskiem do organu zarządzającego ruchem na danej drodze. Dla dróg powiatowych i gminnych publicznych organem tym jest Starosta.
Wniosek składa się najpóźniej na 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy. Wniosek musi zawierać szereg dokumentów, będących jego załącznikami, wśród których najważniejsze to: szczegółowy regulamin imprezy, wykaz osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg i zabezpieczenie imprezy, program imprezy, plan zabezpieczenia trasy, zobowiązanie organizatora do przywrócenia do poprzedniego stanu pasa drogowego.
Ponadto organizator imprezy przesyła kopię wniosku do komendanta wojewódzkiego policji, który w odpowiedzi wydaje postanowienie zawierające opinią dotyczącą imprezy: pozytywną lub negatywną.
W wyniku przeprowadzonego postępowania organ zarządzający ruchem przygotowuje decyzję o wydaniu lub odmowie wydania zezwolenia na odbycie imprezy. Decyzja musi być wydana co najmniej na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy.
Zachowanie wymaganych terminów ustawowych jest więc niezbędne do przeprowadzenia całego postępowania o co prosimy Wnioskodawców.